Tanto en materia comercial, como en
temas personales, nuestra vida se desarrolla en una secuencia de permanentes
decisiones.
La toma de decisiones equivocadas:
Provoca frustración.
Hace perder tiempo.
Rebaja la moral.
Debilita la disposición a esforzarse.
Da por resultado un mal desempeño.
Si deseamos tomar decisiones correctas es
necesario minimizar el riesgo y observar una forma metódica que se basa en las
siguientes pautas:
1 - Fijar Objetivos.
Identificar los objetivos es el paso más
importante de todos. Una vez que pudo centrarse en su meta, decidir sobre cómo
alcanzarla será mucho más fácil.
Hay dos tipos de objetivos de los que tiene que
ser consciente:
Generales o mediatos, es decir, lo que se quiere
lograr en el largo plazo.
Específicos o inmediatos, es decir, lo que se
quiere lograr tomando una decisión particular.
Los objetivos crean un desafío y le dan a la
actividad de la gente una orientación común.
Saber cuáles son los objetivos da libertad y
claridad para tomar decisiones dentro de las responsabilidades que se tienen
asignadas. Entonces se puede:
Ver los problemas en perspectiva.
Avanzar en la dirección correcta.
Impedir desvíos por iniciativas irrelevantes e
improductivas.
2 - Reunir Información.
El segundo paso del procedimiento de toma de
decisiones es reunir la información que sirva para lograr los objetivos que se
buscan alcanzar. Para que la información sirva tiene que ser:
Relevante (Si dado que es irrelevante hace perder
tiempo y oscurece datos vitales).
Suficientemente detallada.
Precisa.
Completa.
Oportuna.
Recuerde que siempre debe haber un equilibrio
entre lo disponible y lo deseable.
Las preguntas "por qué",
"quién", "qué", "cuándo", "dónde" y
"cómo" representan una lista de control de las áreas que puede tener
que investigar antes de tomar una decisión.
Hay dos tipos de información que puede necesitar,
según la decisión que tenga que tomar:
Información externa: es la que fluye desde el
mundo exterior. Esta categoría incluye: Datos acerca de lo que se piensa hacer.
Información que le da indicios acerca del futuro ambiente social, incluyendo
datos acerca de la situación política, la economía y las tendencias sociales.
Información interna: es la que se tiene e incluye:
datos y cifras acerca de los planes y objetivos, acerca del desempeño y en
relación con esos planes.
Hay tres fuentes principales de
información para la toma de decisiones:
Recursos humanos. La gente es probablemente su mejor fuente de información y la
de más fácil acceso.
Materiales escritos. Puede haber informes o libros que deba estudiar, artículos
de publicaciones regulares, estadísticas, cartas o publicaciones.
Fuentes informáticas. Esto incluye bases de datos, CD ROM e Internet.
No se puede tomar una acertada decisión antes de conocer todos los hechos
acerca de la cuestión. Una vez que tenga claro los objetivos, obtenga
información de alta calidad y de fuentes apropiadas.
3 - Identificar Opciones Alternativas.
Cuando se tiene que tomar una decisión, siempre es tentador elegir la opción
más obvia. Pero muchas veces una de las respuestas menos evidentes es la que
ayuda a alcanzar los objetivos deseados. Para poder tomar decisiones de modo
efectivo hay que aprender a buscar bajo la superficie y descubrir ideas
innovadoras. Cuando haya pensado en todas las opciones posibles, entonces sí,
reduzca las alternativas sobre la base de los criterios de decisión.
A modo de sugerencia le decimos que:
Nunca piense que agotó todas las posibilidades.
Evalúe los factores condicionantes. ¿Son reales todos los condicionamientos?
Deje a su mente en libertad. Use la imaginación para pensar más opciones.
Asegúrese de no estar partiendo de supuestos innecesarios.
Encontrar nuevas ideas puede no ser tan difícil como parece, simplemente tiene
que usar la imaginación. Pensar creativamente es una clave para generar
opciones o soluciones nuevas y diferentes para los problemas. Pensar
creativamente es la capacidad de ver problemas o situaciones de modo distinto,
de verlos en una perspectiva diferente, desde otro ángulo, de costado, de atrás
para adelante, incluso patas para arriba.
Ser innovador no es algo limitado a la gente capaz, entrenada, o
"inteligente". Con el aliento y la oportunidad adecuada, la mayoría
de la gente puede producir ideas originales. Sin embargo, si esto no le resulta
fácil, como le sucede a la mayoría de las personas, puede recurrir a una serie
de técnicas. Parece una contradicción pero se pueden usar herramientas
sistemáticas y técnicas formales para generar ideas. O también puede recurrir a
otra gente. No importa cuanto tiempo dedique una persona a pensar en un
problema, tarde o temprano se acaban las ideas. Si hay otras mentes disponibles
¿por qué no recurrir a ellas?
Presentemos una breve descripción de dos técnicas valiosas que suelen usarse
para la toma de decisiones o la resolución de problemas en forma creativa.
a) Tormenta de Ideas: la esencia de la tormenta de ideas es permitir a su
imaginación actuar libremente. La idea es romper el molde del pensamiento
dentro de límites estrechos. Puede aplicar este concepto aun sin ayuda de otra
gente.
Las reglas del Tormenta de ideas son:
El líder o facilitador fija el tono de la reunión y explica el problema o la
decisión a tomar.
Se alienta a los participantes a sugerir ideas relativas al problema o la
situación con total libertad de pensamiento.
El "escribiente" anota exactamente lo que dice la gente.
Preferentemente en una pizarra.
No se permite interrumpir ni hacer discusiones, dado que esto interrumpe el
libre flujo de ideas y asociaciones.
Cuando se completa la tormenta de ideas, se ordenan y evalúan todas las
sugerencias. En este punto el grupo hace una lista reducida con las ideas que
sean más adecuadas y que tengan mayor posibilidad de concretarse.
b) Escribir ideas: esta técnica es similar a la tormenta de ideas, siendo la
diferencia que los participantes anotan sus ideas en un papel en vez de llevar
un registro en una lista común. Esto es preferido por la gente a la que le
gusta desarrollar sus propias ideas y se distrae trabajando en grupo. Como
estimulo, se prepara una lista. Cuando los participantes se quedan sin ideas,
pueden intercambiar su propia lista con la que estaba preparada.
Algunos grupos anotan cada rubro en una tarjeta. La ventaja de este sistema es
que las tarjetas se pueden colocar en un pizarrón y agrupar fácilmente. Una vez
que generaron y agruparon las ideas, el grupo avanza a la discusión y las
desarrolla del mismo modo que se describió en la técnica de la tormenta de
ideas.
4 - Evaluar Opciones.
Una vez que ha generado varias opciones, el siguiente paso es evaluar las más
adecuadas. Para las decisiones de rutina o urgentes, puede tener que hacer esta
evaluación rápida y de modo informal, guiándose por su experiencia y sentido
común. En cambio, para las decisiones más problemáticas que tendrán efecto
significativo sobre su vida, le resultará útil abordar el proceso de evaluación
de modo más sistemático. Podría intentar usar algunos de los siguientes
criterios de evaluación:
Factibilidad: puede evaluar la factibilidad de una opción tomada en consideración:
Las capacidades requeridas para implementarla. ¿Tiene los conocimientos
requeridos para manejar las consecuencias de una decisión en particular?
¿Tendría que desarrollar nuevas capacidades? ¿O tendría que contratar a gente
que tenga las capacidades requeridas?
Los costos. Esto es a menudo el criterio de factibilidad más importante. Es
necesario saber si se puede costear una opción particular antes de aceptar o
rechazarla. Hay que tener en cuenta varios costos: Costos monetarios y no
monetarios, aquí se consideran todo tipo de factores. Costos de oportunidad,
los costos de adoptar una opción y no otra.
Aceptación: la aceptación es una opción que se da en la medida en que ésta
responde a los objetivos originales de la decisión.
Riesgo: una de las maneras más directas de analizar los riesgos es simplemente
evaluar el peor resultado posible de la opción. Esto suele llamarse evaluar el
riesgo de "peor variante" de una opción. Si está dispuesto a aceptar
las consecuencias de ese riesgo, puede seguir adelante con esa opción. Sí, por
el contrario, decide que los resultados de "peor variante" serían
demasiado graves como para soportarlos, lo mejor sería rechazar la opción.
5 - Elegir la mejor opción.
Uno de los pasos finales es elegir la mejor opción de la gama de soluciones o
decisiones posibles que ha generado y evaluado. Las siguientes metodologías
pueden ayudarlo con esta difícil tarea.
Evaluar los pro y los contra. Involucra enumerar las ventajas y desventajas de
los distintos cursos de acción y luego elegir el que tiene las mayores ventajas.
Consensuar. Para alcanzar un consenso hay que producir una discusión hasta
llegar a una decisión acordada. Este abordaje no funciona a menos que todos los
participantes puedan decir lo que piensan; expresen honestamente lo que sienten
y opinen; salgan de la reunión sintiendo que ha emergido una decisión como
resultado de una discusión adecuada.
Votar. Este método se usa generalmente cuando es difícil llegar a un consenso.
Sólo debe usarse si todos los presentes están dispuestos a cumplir con lo que
se vote.
Negociar. Negociar es una manera de llegar a un acuerdo. Se puede usar cuando
las partes que tienen puntos de vista opuestos han llegado a una decisión
aceptable para ambos. Si adopta este método, debe apuntar a asegurarse que la
parte que pierda en un área, se compense con ganancias en otra. El objetivo de
la negociación es asegurarse de que ambas partes se sientan ganadoras.
Puede usar las siguientes preguntas como una lista de puntos a controlar al
negociar:
¿Qué quiero lograr?
¿En qué estoy dispuesto a ceder?
¿Qué quiere lograr la otra parte?
¿Cómo puedo asegurarme que la otra parte logre algunas de las cosas que quiere?
Por último, antes de dar el paso final de hacer pública su decisión, verificar
que:
Está conforme y confía en esta decisión.
Será aceptable para sus líderes.
Será aceptable para sus colegas y los miembros de su grupo.
No establece precedentes peligrosos para futuras decisiones.
Ha tomado en cuenta todas las opciones.
Ha pensado a fondo en todas las consecuencias de su decisión.
6 - Implementar y monitorear la decisión.
Tomar una decisión no es el fin del proceso. Hay que actuar y luego verificar
si las cosas funcionan como se las pensó. Hay varios motivos por los que es
importante monitorear los efectos de una decisión una vez que se ha
implementado:
Monitorear una decisión hará que su acción sea lo más efectiva posible. Les
demostrará a los demás que usted tomó seriamente la decisión y está decidido a
hacer que funcione.
Las decisiones muchas veces tienen consecuencias no previstas. No se puede
saber siempre cómo va a resultar una acción particular o si su elección final
se demostrará correcta.
El monitoreo le permite aprender de sus errores así como de sus éxitos. La
capacidad para la toma de decisiones se desarrolla con la experiencia, y el
monitoreo lo ayuda a mejorar tales capacidades.
Nuestra vida transcurre en una secuencia de toma de decisiones diarias, ya sea
con nosotros mismos, o bien para con nuestro entorno familiar o terceros.
También sabemos que, la mayoría de las veces, tomamos decisiones como podemos,
y no como queremos.
Se trata de prevenir consecuencias, no aduciendo desconocimiento.
La oración y la dirección de Dios
No olvide bañar sus pensamientos, actitudes, acciones, metas y logros con
oración delante de Dios quien se compromete a enderezar nuestros caminos a
pesar de nuestros errores o fracasos.
Finalmente nuestros exitos solo pueden serlo si en verdad hemos hecho su
voluntad.
